(5)事前にテクノロジーをテストする

 音声や映像の不具合が解消されるのを待つことほど、会議の流れや勢いを止めるものはない。重要な会議の前には、音声と映像の設定に問題がないかテストすることが欠かせない。これは、会議室に集まる参加者とリモート参加者の両方のために行う。

 10~15分間、1対1でリハーサルを行い、会議当日に見えたり聞こえたりするものに参加者を慣れてもらい、さらに操作してもらう可能性があるソフトウェアの機能についておさらいしておくとよい。短時間で済み、事前にやっておく価値は十分にある。

(6)すべての参加者のために会議を設計する

 アクティビティやエクササイズの一つひとつを、特にリモート参加者がどのように関わるかに重点を置いて見直す。リモート参加者が会議室にいる参加者とコミュニケーションを取る機会を最大化できるよう、デジタルであれそうでないものであれ、どのようなツールやテクノロジーを利用できるか検討する。

 たとえば、参加者全員の投票が必要になる場合、ポール・エブリウェアのようなスマートフォンベースの投票アプリを利用して、参加者の票をリアルタイムで集計する。挙手や口頭での回答に頼らず、このような方法を用いることで、リモート参加者も同じ条件で参加できるようになる。

 会議中に何かを書く場合には、オンラインホワイトボードを使う、あるいはフリップチャートにリモート用カメラの1台を向けることで、何が書かれているのか全員がリアルタイムでわかる。

 同様に、会議室にいる参加者が壁に掲げられた図表に丸いシールや付箋を貼る必要がある場合、リモート参加者が自分の意見を表明する前に、ウェブカメラを通じて、会議室内の同僚の反応を読み取れるようにする。会議室にいる参加者と条件を揃えるためだ。

 会議で参加者が小グループに分かれるように設計されている場合、最も簡単な解決法は、リモート参加者全員を1つのグループにまとめることだろう。たしかに簡単ではあるが、この方法では「彼らは物理的にその場にいないこと」を強調する間違ったメッセージを送ってしまう可能性がある。

 リモート参加者が同等の立場にあることを強調するためにも、リモート参加者をいくつかの小グループに分散して組み込めるように、ロジスティックスやテクノロジーに一手間かける価値はあるはずだ。