(1)音声環境を改善する

 誰が話していて、会議室で何が起きているのかをリモート参加者に見えるようにすることも大事だが、実際には良質な音声のほうがより重要である。にもかかわらず、会議の視覚面については多くの注意が払われ、音声は会議の直前まで確認されないことが多い。

 パンデミック前、リモート参加者からよくあるリクエストは、次のようなものだった。「すみませんが、もう少しスピーカーに近づいて、いま言ったことをもう一度お願いします」。いまでは、すべてが明瞭に、少なくともズームのミーティングと同レベルで聞こえるものと期待している。

 直前になって音声の品質が悪いことに気づいて慌てないように、会議室にはリモート参加者にもよく聞こえるように、高性能マイクを設置しておくことが欠かせない。

 ホテルやその他の貸し会議室にいて、複数のマイクを使うのが現実的な選択肢でない場合には、その場にいる参加者はハンドマイクを使い、話す前にマイクを受け取るようにすることで、音質の向上を図るという手もある。

(2)テクノロジーの向上を試みる

 パンデミックによってビデオ会議テクノロジーの利用と進化が加速し、PCやタブレット、スマートフォンからバーチャル会議に参加できるようになった。

 より質の高いハイブリッド会議を可能にするために、サービスプロバイダーは巨費を投じ、会議室にいる参加者とリモート参加者の間の直接的なコミュニケーションを向上させる新たな機能を導入しつつある。

 たとえば、ズームのスマートギャラリー(2021年末までの開発完了を目指している)は、人工知能(AI)を利用して会議室にいる人たちの顔を判別して画面にはめ込み、いまやお馴染みのギャラリービューで表示する。マイクロソフトでは、ハイブリッド会議用に最適化された新しいタイプのビデオ会議システムを開発中だ。

 チームの誰もが、これまで以上に没入感とオーセンティシティを得られるようにするために、どのような最新テクノロジーが利用可能か調べる。