バーチャル会議で発言する方法

(1)事前に準備しておく

 もしあなたが次の会議で発言したいことがわかっているならば、事前に進行役に知らせておく。そうすれば、進行役がそれと気づいてくれるので、誰かが話している途中で割り込む必要もない。

補足:5人以上で行う会議には、進行役かリーダーを決めてことを強くお勧めする。そうすれば議論に集中でき、時間を気にする必要もない。クライアントとの会議では、それが「統一戦線」を敷くことになり、確実にブランドを守ることにつながる。

(2)会話に割り込むきっかけとして、つなぎ表現を戦略的に用いる

 筆者は2019年のHBRの論稿で、「Um」(えーと)や「Ah」(あー)などのフィラー(つなぎ表現)が役立つ場面について紹介した。「actually」(実は)や「so」(つまり)などのフィラーは、バーチャル会議で自分が発言したいと思っていることを、他の人に知らせるために戦略的に利用できる。発言者の話が一区切りついたと感じた時に使えば、会議システムがあなたのビデオ表示を起動するため、発言しようとしていることの予告になる。

補足:自分が話者で、まだ話し終えていない時に誰かが同じことを試みた場合には、「あと少しでお譲りしますから、お待ちください」と自信を持って言えばよい。

(3)褒めてから、相手の発言に乗じる

 筆者が対面会議でよく使うテクニックが、バーチャル会議にも応用できる。どうしても人の話に割って入る必要がある場合、話者を褒めて(「素晴らしい指摘をありがとう、ジェフ。私も、それに基づいて発言したいことがあります」)、その発言に乗っかってから、自分の好きな方向に話を向けるのだ。そうすれば話者の信頼性を守りながら、割り込む隙をつくることができる。

 相手の話の腰を折っても、とにかく発言したいと思ったら、その責任を取る覚悟を決めて、実行する。「ジェフの話を遮って申し訳ありませんが、あえて彼の考えを一歩進める発言をさせてください」。この方法は、ハイブリッド会議にバーチャルで参加し、他の人のボディーランゲージが読み取れない時に、とりわけ効果的だ。

補足:2人が同時に話し始め、進行役がいない場合はどうするか。「すみません……お先にどうぞ」の応酬に30秒使う代わりに、現地の文化や社内政治を念頭に置きながら、以下を試みる。

・あなたがその会議ですでに発言している場合、「どうぞ、先にお話しください」と言って譲歩し、相手に話をさせる。
・あなたがその会議でまだ発言していない場合、「ありがとう、簡潔に話します」と言って、あなたが話を続ける。

 反対に、私たちが会議で最も不満を抱くのは、発言に時間をかけすぎる人たちだ。もし自分も当てはまるかもしれないと感じたら、いつ発言を控えるべきなのだろうか。