会議でスモールトークを復活させる方法

 ゴルフのラウンドや午後のセーリング、ワインとディナーの代わりになるバーチャル上のものは見つけられていないが、筆者らは会議の重要な要素である世間話を復活させる方法を考案した。

(1)世間話を捕捉ではなく議題にする

 ジョージは、会議の大部分をとりとめのない話に費やした時、計画を立てていたわけではなく、たまたまそうなった。そして、それが自然発生的だったことは、ジョージにとっては活力を得られる楽しいものだったが、ローズや他の人々にとっては押し付けになってしまった。

 もしジョージが再び同じことをするとしたら、バーチャル会議の一環として、個人的で形式張らない交流の場を意図的に設けることをチームに伝えるかもしれない。偶然の自然発生的なことを計画することは一見矛盾しているようだが、予想外の状況を避けて、境界線を設けることで、チームが変化を受け入れることができるようになる。

(2)個人的なチェックインやアイスブレーカーで始める

 会議をアクティビティやアイスブレーカーで始めることは、参加者同士のつながりを深めるうえで時代を超越した方法だ。ジョージが毎週行っているスタッフミーティングのように定期的に行われる会議に参加しているグループは、年月を重ねるにつれてアイスブレーカーは不要だとしてやめてしまうことが多い。

 バーチャルな世界では、アイスブレーカーで会議をスタートすることは世間話を復活させる第一歩だ。

 あるクライアントは参加者にそれぞれ1分ずつ、仕事やプライベートで起きていることを語ってもらった。彼女自身が一番手となり、大切な人が病気になったこと、それが自分にどのような影響を与えたかを説明し、話のトーンや率直さの手本を示した。他のメンバーもそれに倣い、すぐにグループ内のつながりが深まり、互いに親しみを感じるようになった。

 会議の最初にお楽しみを用意することもできる。あるCEOは、チームメンバーに自分が赤ちゃんの時の写真を送るよう頼んだ。会議の最初にCEOが1枚の写真を共有し、それが誰の写真かをチームメンバーに当ててもらうのだ。それが笑いや、いい話につながることがたびたびあり、2~4分の投資でかなりの成果が得られている。