明確な質問をする

 明快で直接的な質問は、あなたが相手に何を求めているのか、はっきり伝えることができる。質問が明確であるほど、相手も返事がしやすくなる。実際、質問のないメールよりも、3個以下の質問が含まれるメールのほうが、返事を得られる確率は50%高まるという。

 たとえば、次のような質問の仕方が参考になるだろう。

・「来週か再来週で、ご都合のよいお時間はありますか」
・「ウィリアム・バーンズさんにご紹介いただくことは可能でしょうか」
・「私が能力開発すべき優先事項について、近くご意見を伺う時間はありますか」
・「次の四半期に開催されるカンファレンス『AIと女性』に、パネリストとしてご参加いただけますしょうか」

断る口実を提供する

 人がメールに返信しない理由の一つは、現実的に助けになれないから、あるいは手助けをすることに気が進まないからからだ。メールの中で、あなたからの要請を断る口実を提供することで、相手は決まりの悪い気分をせずに済み、あなたも謙虚な姿勢を示すことができるため、返信をもらえる確率が高まる。

 たとえば、次のような表現を使ってみるとよい。

・「バーンズさんのことをさほどご存じないようでしたら、無理なお願いはいたしません」
・「もしすでに、この求人ポジションとは離れたお仕事をされていましたら、お知らせください」
・「別の方に問い合わせたほうがよいようでしたら、お知らせいただけますでしょうか」
・「お忙しくて、私のプロジェクトについてフィードバックをするのは難しい、あるいはもっと時間が必要でしたら、お知らせいただけると助かります」
・「もしご参加が難しい場合には、『AIと女性』をテーマにしたカンファレンスのパネリストとして、どなたかご推薦いただけたら大変嬉しく思います」

 相手が忙しく、手いっぱいなことはわかっているという理解を示せば、相手の顔を立てることもできる。

 絶対に避けたいのは「あなたからのメールは、わずらわしい」というネガティブな印象を植え付けてしまうことだ。こうした事態は「お忙しければ、あるいはタイミングが悪ければ、お読み捨てください」という一言を添えるだけで避けられる。