論調に注意する

 メールの論調は誤解されやすいため、フレンドリーで礼儀正しい印象を与えるメッセージになるよう気を配る。研究によれば、「ややポジティブ」または「適度にポジティブ」なメールは「中立的」なメールに比べて、返信を得られる確率が10~15%高い。

 リマインダーのメッセージを、軽いナッジだと考えよう。「私のプロジェクトについて、木曜日までにフィードバックをいただけますか」というメールを受け取った時と、「同種のプロジェクトにおけるご経験を踏まえて、私のこれまでの仕事についてフィードバックをいただけますと大変嬉しく思います。私たちのチームにとって大きな宝となりますので、何らかのご感想を木曜日の夕方までにお知らせいただけますでしょうか」というメールを受け取った時の相手の気持ちを想像する。

 前者は事務的で、強い要求と受け止められる可能性がある。一方、後者はよりポジティブで、感謝の気持ちが込められていながら、相手を称えるニュアンスもある。過剰になってはいけないが、さりげないお世辞は効果的だ。

簡潔でシンプルな表現にする

 長々とした難解なメールをもらって喜ぶ人はいない。最も効果的なメッセージは、簡潔でさっと目を通せるものだ。

 研究によれば、英語の場合には75~100語が理想的で、回答率は51%と最も高くなる。もし、返事をもらっていない最初のメールを転送する形で、メールを再送する場合には、メッセージはさらに短くすべきだ。

 同じ研究によると、簡潔な表現(小学校3年生の教科書レベル)を使うと、回答率は最も高くなる(53%)。長くて難解なメールは、後で時間がある時に読もうと思われる可能性が高い。つまり、長文のメールは忘れられやすい。

 シンプルかつストレートにすることを心がけよう。たとえば、「X社に勤務したご経験について、来週か再来週のどこかでお話を伺うことはできますか。私は、同社のフィナンシャルアナリストの求人に応募したところなのです」といった表現ができるだろう。