●チームの定例会議は独創的に

 筆者がこの1年でクライアントとの仕事から学んだ最も素晴らしいことの一つが、会議の司会を交代制にすることの価値だ。誰もがチームの一員として認められていると感じられる簡単な方法であるだけでなく、週1回の定例のチーム会議のような単調なルーチンになりがちな会議を特徴づけることができる。

 また、司会にオリジナルの「チェックイン法」を実践してもらうことで、突然離れ離れになったチームが活性化した。その方法は、どれも驚くようなものばかりだった。瞑想と呼吸法のエクササイズで会議を始める人もいれば、外出自粛中に行っている趣味を共有するようチームに促す人、間近に控えた誰かの誕生日や仕事の記念日を発表した人もいた。

 中国で技術マネジャーとして働くクライアントのシュウは、月に1度、全支店のオフィスとリモートのスタッフが参加するビデオ会議を始め、彼らに業績の最新情報を報告するようにした。

 通常のチーム会議はアジェンダから始めるが、彼は自己紹介でスタートすることにした。ジョークを交えて場を明るくしたり、自分が直面した重要課題の話をして脆弱性を刺激したり、その月に誕生日を迎える人たちの名前を読み上げてコミュニティ意識を育んだりした。

 こうした毎月のチェックインを導入してから半年後、シュウその効果を実感した。「従業員は自分がエンゲージしていて、ミッションに不可欠だとより強く感じている」と彼は言う。「支店レベルでも子会社レベルでも、自分たちがいかに順調かがわかっているからだ」

 オフィスワークを再開した後も、会議中に個々のバーチャルなチェックインを優先して奨励することは、リモートチームとオフィスのチーム間の溝を埋める懸命な方法だ。継続して使用するスラックのチャットでも、毎週の「オフィスアワー」でも、隔週のビデオ会議でも、気軽に交流したりキャッチアップしたりする機会を確保することで、仲間意識や良好なチームワークを維持することができる。

 リモートワークの課題を理解することは、従業員があらゆる場所で働くようになるうえで、きわめて重要だ。今後はリモートワークがより一般的になる中、働く場所に関係なくチームメンバーを認めて、受け入れる方法を学ぶことは、企業の繁栄と存続に不可欠である。


HBR.org原文:Do Your Remote Employees Feel Included in Meetings? December 02, 2020.