優先順位をつける方法

 はじめに、やることリストを網羅的に書き出してみよう。各会議で話し合われた重要なテーマや、気になって夜も寝られないような事項も含めてだ。

 それらを頭から外に出し、紙の上に並べる。多すぎて大変であれば、異なるプロジェクトやチームや分野(例:仕事、家庭、子ども)ごとにまとめるとよい。

 次に、少し時間を取って2つの軸を定義しよう。まず、タスクの重要度をどう測るかを見極める。たとえば、成功の見込み、(成果や主要指標への)インパクト、競争優位、価値観との整合性、コスト、リスク、「絶対に必要」か「あれば望ましい」か、などが考えられる。

 そして、緊急度をどう測るか検討しよう。時間枠で決めるか(例:今朝、今日の終わり、今週、今月)、またはそのタスクの完了や延期によって生じる結果やメリットを基準にしてもよい。

 最後に、マトリックスにタスクを書き込んでいこう。右上の象限には、重要と緊急の両方に当てはまるものを置く。一刻を争い、絶対に実行すべき最優先事項だ。

 口先だけで「やろう」と繰り返すのではなく、正面から取り組もう。それは顧客に関する重大な問題や、在庫の出荷期限かもしれない。先週から延期され、いまや重要かつ緊急となったタスクかもしれない。

 左上の象限には、重要だが緊急度は低いタスクを入れる。目標を達成するうえでカギとなるが、いますぐに完了する必要はない事項だ。これらを忘れないようにするために、これ以上は伸ばせない最終期限を付けて具体的な日時を設定しよう。

 たとえば、近い将来に戦略の方向転換を計画する、発売後の顧客インタビューを設定する、新入社員に調子を尋ねる、などかもしれない。このような「二の次」のタスクを見過ごしたままでいると、往々にして事態の悪化を招くことになる。

 右下の象限には、重要度は低いが急を要するタスクを入れる。ここに該当するものはたいてい、自分自身の目標の核心ではないが、エンパワーメントやチームワーク強化の機会となる。

 そのようなタスクを達成するには、他者の成功につながるプロジェクトを解放する、自律性を促進する、ペアを組んで問題に取り組むといった方法がある。他者の助けを借りることで、取り組みやすくなる場合が多い。

 最後に、左下の象限には重要度と緊急度がともに低いタスクを入れる。これらに関しては、見切りをつける方法を早々に見つけるべきだ。

 まず、期限が過ぎたものを取り除こう。そして残ったタスクは、延期の妥当性を検討する。延期した場合のマイナスの影響や、手遅れにならないかどうかをふまえて判断しよう。また、より少ない労力で達成できる簡単なタスクへと変換できないか検討するのもよい。