「オフサイト・ミーティング」の再構築

 ブライアンは、30億ドル規模の世界的製造企業の幹部である。彼は先頃、自社の年次リーダー会議について次のように説明した。

「我が社の会計年度は毎年11月に始まります。この時期にCEOと彼の直属の部下9人が、地域ごとの2日間のオフサイト・ミーティングを連続的に開催し、各会議には約90人の地域リーダーが参加します。そこでは経営計画を確認し、戦略について議論し、新製品と重要施策について話し合い、複数のリーダーシップ研修を開き、非公式のチームビルディングをたくさん行います。
 サンパウロ、上海、ミュンヘン、ラスベガスの4都市を4週間続けてまわり、計4回行われるこの2日間会議は、我々にとって1年で最も重要なイベントです。これらを、計4回の2日間バーチャル会議にそのまま移行するにはどうすればいいでしょうか?」

 答えは「そのままでは移行しない」だ。直接顔を合わせるオフサイト・ミーティングでは、一度に全参加者を飛行機で来させてホテルに泊め、半日のセッションを開き、帰らせるというのは実際に無理がある。

 ゆえに、複数日にわたる開催が恒例となっているわけだ。そして開催日数が長くても、幹部らが担当地域市場から離れる時間が少なくて済むよう、企業は参加人数を制限したり、地域別に開催したりしている。

 しかし、飛行機代も移動時間もホテル代も、バーチャルの世界ならば生じない。そこで、オフサイト・ミーティングのフォーマットを変えてはどうだろうか。

 たとえば、参加者は2~3週間を通じて、半日の集中的なセッションに4回参加してもよいかもしれない。地域別だけでなく、職能、職位、テーマ、あるいは半球(グローバルでの会議は時差が障害になることを考慮)ごとに集まってもよい。

 まるでレゴブロックのように、会議の構成全体を分解し、まったく新しい形に再構成できるはずだ。

 もしかするとこの11月には、マレーシアに住む安全担当技術者が――対面式の会議ならば参加の予定はなかったが――アジア太平洋地域の半日セッションに参加し、さらにオペレーションに関する半日セッション、安全性に関する半日セッション、そして全参加者向けの半日セッションに加わるかもしれない。すべて自宅のノートPCからである。