ソーシャル・ディスタンスの徹底は、いずれ緩和されるときが来るだろう。以前のような対面式の会議に戻りたいと思うのが人間の自然な反応だ。しかし、そのような選択をするのは賢明でない。

 私たちは、将来にわたりバーチャル会議が取締役会の標準になると考えている。「ほとんどの企業は、対面式の会議は1回だけにして、あとは年間を通してバーチャル会議を重ねることになるのではないか」と、スペンサースチュアートのシトリンは言う。

 私たちの顧客企業では、取締役会がこれまでのやり方を変更して、バーチャル会議の導入を急速に進めているケースが少なくない。そうした企業の取締役たちは、長期間にわたりバーチャル会議を実施することの影響を見守っているのが現状だ。

 この貴重な機会を無駄にせず、取締役会は自分たちの行動を見つめ直し、取締役会の企業統治機能を強化しよう。丁寧に準備し、率直に意見を交わし、社外の専門家の意見を求めるようにすれば、バーチャル取締役会を実施することにより、新しい企業統治のあり方を確立し、革新的なリーダーシップの手法を生み出せるだろう。

 有効なバーチャル取締役会を行うためのチェックリスト

・取締役会の会長が要求事項を示す:取締役会の会議を招集する際は、会長が基本的な要求事項を示すべきだ。たとえば、「会議中にほかの作業をするのは禁止」「服装はビジネスカジュアルで」「会議中は部屋のドアを閉めること」といった具合だ。

・技術面でのリハーサルを1回か2回行う:最初のバーチャル取締役会を開催する前に、ビデオ会議システムやアプリの設定を行うなど、社内のITチームが一人ひとりの出席者を技術面で事細かにサポートすべきだ。アウトドアブランドのREIと、食材宅配サービスのブルー・エプロンで取締役を務めるリズ・ヒューブナーによれば、REIでは、3月はじめにバーチャル取締役会を行う前に研修を行ったという。「質問したいときにどうするかなど、さまざまな手順を決めた」

・出席者の準備を整える:技術面のチェックが終わったら、出席者にヘッドセットなどのハードウェアを送ったり、「クリスプ」などのノイズ低減フトウェアの利用を促したりする。

・法務チェックを行う:自社で行なおうとしているバーチャル会議に法律上の問題がないかチェックする。州法や自社の内規を確認したり、法務チームに相談したりしよう。ビデオ会議での会話やファイル共有の仕組みにセキュリティ上の問題がないかも確認する必要がある。

・オンラインのスケジュール設定ツールを用いる:オンラインのスケジュール設定ツールを利用して、出席者の居住地の時差を考慮した場合に会議時間が適切かどうかを確認したほうがよい。

・カメラの扱いを決める:エンゲージメントを高め、出席者の発言の意図が明確に伝わるように、バーチャル会議の間はカメラをオンにしておくよう促すとよい。「そのほうが人間的な絆が深まり、取締役会は、経営陣がどのような行動を取っているかを感じ取ることができる」と、家電販売大手ベスト・バイのエグゼクティブ・チェアマンを務めるヒューバート・ジョリーは言う。「それに、誰もが常に最良の状態で会議に臨まなくてはならなくなるので、集中力が高まる。ビデオ会議では、どこにも隠れることができないんだ!」

・サポート要員を確保し、バックアッププランを用意する:バーチャル会議を開く際は、技術面でトラブルが生じた場合に備えて、問題に対処できるスタッフを用意しておくべきだ。また、最後の手段として、いざというときには電話の音声通話で会議に参加できる体制も整えておこう。

・モデレーターを起用する:上記のすべてのシステムを整備して、会議が円滑に進むようにするために、モデレーターを起用するとよい。専門の取締役会コーチに依頼すれば、自由闊達で有益な話し合いを促進し、議論への参加が低調だったり、活気が足りなかったりするときには、小グループでの話し合いを促してもらえる。長年にわたりリモートで取締役会を運営してきたオートマティックのマレンウェッグは、自分の参謀役の人物にモデレーターの役割を担わせるべきだと考えている。

・フィードバックの手順を決める:はじめてバーチャル取締役会を行う翌日に、フィードバックの機会を設ける。出席者の記憶がまだ新鮮なうちに、できるだけ早い段階で意見と感想をまとめるよう促そう。出席者を小グループに分けて、どの点がうまくいき、どの点がうまくいかなかったか、そしてどのような問題解決策がありうるかを議論させ、話し合いの結果を報告させてもよい。匿名の意識調査によって意見や感想を集めることも可能だが、オープンで率直なフィードバックを受け入れる雰囲気をつくることが望ましい。


HBR.org原文:The Upside of Virtual Board Meetings, July 10, 2020.


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