●一人ブレインストーミング

 理想的には、予習を済ませて、会場に集まった出席者に、目下の課題を簡単におさらいし、初顔合わせの人同士を紹介する。

 この会議で検討すべき項目について、出席者それぞれが自分の考えをまとめ、メモを取る時間を数分間設ける。このように、まずそれぞれで考えさせないと、議論が集団思考に陥りやすく、せっかくの出席者の多様性を活かせなくなる恐れがある。

 問題について考えたことをそれぞれがポストイットに書き出す。検討すべき項目以外にも、アイディアや疑問点などがあればそれも書かせる。

 ●クラスタリング

 次に、そのポストイットを全員が見られるように貼り出してもらう。できるだけ匿名性を維持し、誰がどの意見を出したかわからないようにする。

 その後、少し時間を取り、貼り出されたポストイットにざっと目を通させ、類似または関連し合う内容を探させる。それらを移動してクラスターにまとめる。

 意見が少し整理され、いよいよ検討すべき項目を抽出し始められるが、このステップを行う真の狙いは、この時間を通して、全員が皆の考えていることを知ることができるという点にある。

 ●クラスターをクラスタリングする

 このあと出席者は、クラスターから抽出し、議題として最終アジェンダに入れるべき検討項目の候補を挙げる。好きなだけ挙げてよく、また、他の人の案に賛成しても反対してもよいことを伝える。賛成者が多ければ候補に含め、十分な賛同を得られなかった項目は丁重に脇に追いやる。

 ●最終アジェンダを組み立てる

 検討項目のショートリストができたところで、時間を決めて最終の絞り込みを行う。たいていの場合、このステップの完了には、アジェンダ作成時間のおよそ3分の1の時間を要する。会議時間の長さ、各検討項目に必要な時間に応じて、目安となる検討項目の数を伝えるとよいだろう。

 類似する検討項目は1つにまとめてもよいし、場合によっては小項目の扱いにしてもよい。なかには今回の目的に沿わない、またはそれほど重要でないとして捨てられる項目もあるだろう。そうした判断は、すべて記録に残す。

 最終的には、どの検討項目がどのような理由で残り、そのパートでは何をカバーし、そして議論を通してどのような結果が期待されるのかを、出席者全員が理解している状況がつくられる。

 もちろん、集団でアジェンダを組み立てる方法は他にもある。独自のプロセスでやりたいという人は、少なくとも次のガイドラインに従おう。

・互いの意見やアイデアについてやり取りする前に、誰もが自分の意見やアイデアを提供できること。
・アジェンダに何を加え、何を外すかは、誰もが平等に意見できること。
・検討項目は、その重要度と興味深さによってふるいにかけられること。
・作業として楽しく、よい空気を生み出すこと。
・アジェンダの内容(なぜその項目が選ばれ、重要なのか、本題の解決にどのように役立つと考えられたか)に対する共通理解に結びつくこと。

 ●検討項目の選択基準

 検討項目の最後の選択と決定を行う際、意見が対立する可能性がある。それは、よい兆しだ。当事者意識の高さを表している。そんなときは、以下の質問を投げかけ、検討項目の評価に役立てるとよいだろう。

ほぼ全員が関心を示している:最終リストに残った場合、何人が「トップ3」に選ぶか?

疑う余地なく、本題との関連性が高い:本題である複雑な問題の解決にこの項目がどう関わるか、誰かに明言してもらいたい。

実行可能な提言が期待できる:この議論の結論として、どのようなアクションが考えられるか?

複雑な問題の一端が反映されている:この項目は、問題を解きほぐすうえで、どのように役立つのか?

対処が肝要な問題である:これに対処しなかった場合のリスクは?

 会議会場に来て、出来上がったアジェンダに目を通すことが当たり前のようになっている出席者たちに、アジェンダを埋めさせる。いつもと違う空気が生まれる。今回の会議は、それまでと同じような会議ではない。プロセスから結果まで、主体的に、真剣に関与することが求められている。そうやって、皆の問題になるのだ。


HBR.org原文:Don't Set an Agenda Before Important Meetings, July 10, 2019.

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デイビッド・コムロス(David Komlos)
Cracking Complexity(未訳)共著者。シンテグリティのCEO。リーダーが複雑な問題を素早く解決し、上層部の強力な賛同をつくり出し、周囲を動かすためのサポートを行う。

デイビッド・ベンジャミン(David Benjamin)
Cracking Complexity(未訳)共著者。シンテグリティのチーフアーキテクト。リーダーが複雑な問題を素早く解決し、上層部の強力な賛同をつくり出し、周囲を動かすためのサポートを行う。