ここからは、実際の「Jooto」の活用法と、「コミュニケーションギャップ」をいかに解消するかについて、詳しく見ていこう。

1タスク=1付箋を原則に、それをすべての"議事録"にする

 タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」は現在、15万ユーザーが利用しており、「ITリテラシーに不安がある人でも直感的に使え、プロジェクトやタスクの進捗を共有できるユーザーインターフェース」(原本部長)を備えている。従来は、B2Cでの利用を前提にしていたが、今年3月上旬にB2B活用を主眼にサービスをリニューアルした。

 では、どのようなツールなのか具体的に見てみよう。そもそもJootoは、カンバン方式でプロジェクトやタスク管理を行うものだ。カンバン方式とは、ホワイトボードを工程毎に区切り、そこに個々のタスクの状況を書いた付箋を貼り、全体の進捗状況を一目で分かるようにする。

ホワイトボードに付箋を貼るような感覚でタスク管理ができ、プロジェクトの進捗が一目でわかる 
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 Jootoでは、ホワイトボードに相当するのが「ダッシュボード」だ。1枚のダッシュボードが1つのプロジェクトになる。画面は、プロジェクト全体の進捗を確認できる「プロジェクト」、自分の担当タスクをまとめた「マイタスク」、直接には関わっていなくてもフォローしておきたいタスクをまとめたものなどに切り替えられる。

【ダッシュボード】自分だけの「マイタスク」、チームのプロジェクト全体の進捗を確認できる「プロジェクト」、フォローしているタスクを確認することができる 
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 プロジェクトを例に見ていけば、ボードの横軸には、必要な工程(フェーズ)を任意で設定できる。その上で、「1枚は1つのタスク」として付箋(画面ではカードのように見える)を設定し、そのタスクに関わるメンバーは、付箋に意見や連絡事項などを書き込んでいく。つまり1枚の付箋は、1つのタスクに関するすべての"議事録"になるわけである。

 タスクについて新しい書き込みが行われた場合は、付箋に赤い通知表示が出るので、誰かが意見を述べたりタスクに進捗があったことが分かる。自分宛のコメントが書き込まれたり、「締め切り日前日」など重要な情報はメールでも通知されるのでログインしていなくても見逃すことがない。

更新があったタスクには通知が表示される。リマインダー(事前通知)も設定できる 
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 ある工程のタスクが終わって次のフェーズに移る場合は、付箋をドラッグ&ドロップするだけで移行手続きは完了する。

 付箋には画像などのファイルも添付できる。絵文字機能や時間単位での開始日と期限設定も可能だ。さらに「Googleカレンダー」や「Chatwork」「Slack」などの外部ツールとも連携する。「Jootoの中に独自のカレンダーを用意する準備もしています」(原本部長)。データはCSVデータしてエクスポートできる。

 ガントチャート機能も搭載している。締め切り日やタスクの進捗をカンバン方式とは別の視点で見ることができる。

【ガントチャート】生産管理や工程管理によく使われる、ガントチャート機能も搭載。締め切り日やタスクの進捗具体をカンバン方式とはまた別の視点で見ることができる 
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 各種の検索機能もある。例えばカテゴリーやフィルターを使ってタスクを絞り込むことができるし、1人で複数のタスクを担っているケースの場合、自分が担っているすべてのタスクの状況を確認するにはマイタスク画面に切り替えればよいのだ。