2.はじめに結論を述べる

 軍勤務者はメールの冒頭に、BLUF(Bottom Line Up Front:はじめに結論を述べる)と呼ばれる、短くて歯切れのよい文を置く(軍ではあらゆるものに頭字語がある)。この部分で、メールの目的と必要な行動を述べる。BLUFでは5Wをただちに示さねばならない。who(誰が)、what(何を)、where(どこで)、when(いつ)、why(なぜ)だ。そして効果的なBLUFは、読み手にとって最も重要な情報のみを抜き出す。

 以下に、米空軍のコミュニケーションマニュアルから例文を引用しよう(英語PDF)。

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BLUF:2013年10月13日付で、「空軍ドクトリン文書(ADFF)」はすべて無効となり、「コア・ドクトリン」および付録に切り替わりました。

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 このBLUFを見れば、告知内容、決定事項、新制度の発効日がすぐにわかる。読み手は必ずしも、この決定に至った背景情報を知りたいとは思っていない。「このメールは自分にどう影響するのか」を知りたいだろうから、BLUFは毎回それに答えなくてはならない。

 私は、社用のメールではBLUFという頭字語は使わない。受信者にはその意味がわかりにくいからだ。代わりに、「結論(Bottom Line)」を太字でメールの冒頭に記している。場合によっては結論を黄色でハイライトして、要点を強調する。以下はBLUFを社用メールに応用した例文だ。

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件名:【情報】在宅勤務

シャノンへ

結論:当社では12月1日から、従業員が在宅勤務できる日数を週3日から週1日に減らします。

背景:

・この取り組みは、チームの士気を高め協働を促進するためです。

・経営委員会の全メンバーが、この決定を支持しています。

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 シャノンは【情報】という表示を見て、回答不要であることを知る。そして結論を読めば、情報をすぐに把握できる。この件は会社の方針の大きな変更であるため、背景事情が示されている。これが最終決定であり経営陣に支持されていること、そして、会社にプラスの効果が及ぶよう意図されていることだ。