●会議自体を取りやめてもらう

 会議の準備がしっかり整っておらず、条件1がクリアできないと思われる場合は、時間をとって主催者に懸念を伝えよう。相手はあなたの意見をはねつけるかもしれないが、2通りの好ましい結果につながる可能性もある。会議がうまく運ぶよう改善されるか、あるいはキャンセルされるかだ。以下のアプローチのいずれかを試してみよう。

・「興味深い議題ですね。ただ、私たちの今年の優先事項をふまえると、この段階で実りある話し合いができるかどうか、確信が持てません。会議をもっと後にして、作業グループにもう少し進めてもらってから、改めて集まるというのは可能でしょうか?」

・「この議題について、何らかの意思決定がなされることを期待しています。会議の出席者を見ると、生産部門は関与しないようですね。生産から誰かが参加する用意ができるまで、待ちたいと思います。そうでなければ、何も決まらないかと」

・「招待の内容を見る限り、この会議は情報提供が目的のようですね。会議を招集する代わりに、要旨をお送りいただくというのは可能でしょうか?」

●他の誰かを推薦する

 会議は重要だが、あなたが適任でないため条件2がクリアできない場合は、他の誰かを推薦する。責任逃れをしていると勘ぐられないように、適任者を探す努力をしよう。以下のような対応例がある。

・「私の提案に興味を持っていただき光栄です。ただこの件については、私は最適ではないと思っています。少し探ったところ、必要な背景情報はパットが持っているようです。私ではなく、パットを招待してみてはいかがでしょうか?」

・「これは意思決定の会議とのことなので、このチームの代表者としては私の上司のほうが適切と思われます」

・「会議へのお招きありがとうございます。ただ、この時点では私が必要とされているとは思えません。差し支えなければ、私の代理としてホセを出席させます」

●事前に貢献する

 議題は重要で、あなたにしかできない貢献もあるが、スケジュールや優先事項には合わない――つまり条件3がクリアできない場合は、事前に貢献の機会をつくればよい。少し時間を取ってメモにまとめ、議長または適切な出席者に概要を伝えよう。そうすれば、会議に始めから終わりまで出ているよりもはるかに効率的だろう。以下は主催者への対応例だ。

・「これは重要な話し合いになりますね。私は出席できないのですが、時間を見つけて考えをお伝えしますので、議論の材料にしてください」

・「出席できず残念に思います。私のアイデアをあなたに事前にお伝えすれば、会議で発表していただけますか?」

●部分的に出席する

 複数の議題のうち一部が3つの条件に合格しているという場合、その部分だけ参加するという選択肢もありうる。以下が応答例だ。

・「お招きありがとうございます。ブランドの再構築については私も非常に重視しており、ぜひ議論に加わりたいと思います。同じ時間帯に他の優先事項も入っているため、その後は退席をお許しください」

・「ブランドの再構築を、最初の議題としていただくことは可能でしょうか? 会議の終わりまでいられないのですが、この件についてはぜひ貢献したいのです」

 どの選択肢を取るのであれ、あなたは3つのことを試みようとしている。第1に、時間の使い方に対する思慮深さを、身をもって示すこと。第2に、何らかの欠席理由を主催者に把握してもらえるよう、論拠を伝えること。第3に、たとえ期待された方法(会議への出席)ではなくても、主催者のニーズを満たすよう努力することだ。

 最初は多少のカルチャーショックを引き起こすかもしれない。しかし週35時間の会議でうんざりしている人なら誰もが、すぐにあなたのやり方を称賛するようになるだろう。

 ただし、あなたからの招待を断る人に対しても、同様の厚意を示す必要があることをお忘れなく。


HBR.ORG原文:Polite Ways to Decline a Meeting Invitation May 17, 2016

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リアン・デイビー(Liane Davey)
チームマネジメントの向上を支援する3COzeの共同創設者。著書にYou First: Inspire Your Team to Grow Up, Get Along, and Get Stuff Done、共著書にLeadership Solutions: The Pathway to Bridge the Leadership Gapがある。