2.離れた場所にいるチームメンバー

●無意識のバイアス:見えない相手のことは忘れてしまう

●事例

 電話会議が非生産的であることはよく知られており、コメディでも嘲笑のネタにされてきた。記事冒頭で言及した大手グローバル銀行は、シンガポールに小規模な戦略チームを置いている。彼らは電話会議に頻繁に加わるが、貢献できずに苦労することも多い。

 我々が実施したアンケートへの回答にもそれが表れている。「電話では、会話に入り込むのがとても難しい」「会議は、電話での出席者にもっと配慮し参加を促すものにすべき」などのコメントがあった。同社の成長戦略はこの小規模な出先機関に依存しているにもかかわらず、そこのチームは会議で頻繁に疎外されているのだ。

●このバイアスを克服するには……

・会議前:会議の目的、達成すべき事項、および資料を事前に周知し、電話での参加者がついてこられるようにする。バーチャル会議を可能にするテクノロジーを活用して、遠隔地の参加者がリアルタイムで会議を追えるようにしよう(例:スカイプのビジネス版、シスコのWebEx、GoToMeetingなど)。会議中にバーチャル上のメンバーの関与を維持する役目を、誰かに割り当てておくのもよい。

・会議中:ビデオ会議が可能であれば、そちらを使おう。バーチャル会議ならば、遠隔の参加者にはチャット機能を使わせ、会話に割り込みたい時に意思表示させる。相手がその意思を示したら、必ず発言権を与えること。バーチャル上の参加者がしっかり聞こえているか、会話を追えているか、貢献しているかを定期的にチェックしよう。

・会議後:重要な発見、決定事項、アクション事項を、簡潔で具体的なメモにまとめ回覧する。