●出席者をマネジメントする

 議題がどんなに明確であっても、表面上からは見えないその場の力学が必ず存在し、会議を脱線させる可能性がある。結局のところ各人はそれぞれの目的を持って参加しているため、そのムラが会議の雰囲気と方向性に影響を及ぼすのだ。

 議題に深い関心を持って臨んでいる人もいれば、予定に入っていたからという理由のみでそこにいる人もいる。さまざまな意見をどう管理するかは、主催者の腕の見せどころだ。すべての人に偏りなく発言を促しながら、他者の声に耳を傾けさせ、話が脇道に逸れるのを防ぐ、という作業をバランスよく行う必要がある。

 ●ボディーランゲージによってその場にふさわしい雰囲気を醸成する

 ボディーランゲージ(動作、姿勢、顔の表情)がいかに多くを伝えるかを認識しよう。どう話すかは、何を話すかと同じくらい重要だ。

 たとえば、会議中のあなたは話をじっくり聞き入る姿勢でいるのか、それとも腕を組み上体を反らしているだろうか。後者は苛立ちや懐疑心の表れだ。椅子でもぞもぞ動く、指で机をコツコツ叩く、落書きする、窓の外を眺める、携帯電話を見る、といった行動を見せれば、参加者たちの話に関心がないと受け取られる。

 あなたが上司の立場にあれば、ボディーランゲージはことさら重要である。部下たちはあなたの眉の動き一つひとつを読んでいるからだ。

 ●今後やるべきことと責任を明確にする

 会議を終える前に必ず、今後やるべきこと、その期日、そして個々人の責任を明確にしよう。誰が何を担当し、いつまでに終わらせるのかを記録に残すこと。会議中にさらなる検討事項が出てきた場合には、話し合う時間を別に設けよう。

 一つ覚えておいてほしい。毎日、一番最初にやるべき――そして最も重要な――会議は、自分自身との会議である。毎朝始業前に10分の時間を取り、仕事の優先事項をはっきりさせ、その日絶対に終える必要のある事項は何かを考えるのだ。カレンダーにどれだけ多くの会議が入っていても、この自分との対話によって時間を最も有効に使えるようになる。そのメリットはあなただけでなく、チームにも及ぶのだ。


HBR.ORG原文:What Everyone Needs to Know About Running Productive Meetings March 13, 2015

■こちらの記事もおすすめします
会議が5分遅れると、生産性は8%損われる
オフサイト・ミーティングの心得
会議の生産性はまだまだ改善できる

 

ダナ・ラスマニエール(Dana Rousmaniere)
HBRインサイト・センターのマネージング・エディター。