もちろん、どうしても会議を開かねばならない状況というのはある。以下は、直接の対面が必要となる3つの理由だ。

1.現状をしっかり説明するため
2.参加者からのインプットを求めるため
3.承認を求めるため

 電話で済む事柄について会議を設定してはならない。そしてメールで伝えられることであれば、電話はやめる。目的を達成するために会議を開催する必要があるなら、短時間で効率良く済ませるよう心掛け、以下を望ましい慣行として肝に銘じておこう。

 ●議題をしっかり設定する

 HBRでは多くの人が次のルールに従っている――「議題がないなら、会議を開催しない」。議題がしっかりしていれば、生産的な会議につながる雰囲気と方向性が生まれる。事前に同僚と非公式に話し、何が最も重要なトピックなのかを判断しておこう。議題はできるだけ具体的に示し、各トピックに時間を分単位で割り当てる(会議中はその時間を必ず守る)。議題を事前に参加者に送り、会議に備える時間を与えよう。

 ●出席者を限定する

 会議の予定を組む際にはまず、優先事項は何か、そして欠くことのできない人は誰かを考えよう。重要なのは、会議を適正な規模に抑え、意思決定を担うキーパーソンを参加させることだ(オンラインのカレンダー、スケジュール管理アプリ、メール配信リスト等により、招待状を大勢に一括送信するのが容易になったからといって、その機能につられてはいけない)。

 重要なシニアマネジャーの出席が必要なら、まずはその人の最も都合の良い時間を確認したのち、他の人々の予定を押さえる。そして言うまでもないことだが、クライアントとの会議を設定する場合には先方の予定を必ず優先させる。

 ●脱線を防ぐ

 キーパーソンたちを招集したら、次に注意すべきは会議を脱線させないようにすることだ。これは、議題と背景資料を送付する段階から始まっている。ビデオ会議を開催するなら、開催者自身がツールの機能に習熟し使いこなせることが必須条件である。あなたができないのなら、習熟している誰かを必ず同席させよう。音声機能やウェブカメラの起動に手間取って冒頭の20分間が無駄になることなど、誰も望まない。