これらが可能な理由は機器の携帯性に加えて、素晴らしき「ミュート機能」があるからだ。インターコールの調査によると、回答者の80%は、固定電話ではなくモバイル機器での会議中、自分の音声をミュートすることが多いという。

 こうしたデータを見ると、私たちの電話会議のやり方はあまりうまく機能していないのかもしれない。

 インターコールのカンファレンスおよびコラボレーション担当エグゼクティブ・バイス・プレジデントであるロバート・ベルマーは、主な問題点を次のように説明する。テクノロジーによってコミュニケーションの方法が変わり、結果として人々はコミュニケーションに新たな利用価値を加えている。「ミーティングが多すぎるのも問題です。そのために活動量と生産性を混同してしまうケースが増えているのです」

 電話会議中に熱心にメールをしてしまうのは、退屈さだけが理由ではない。ベルマーは言う。「テクノロジーのせいですべてが迅速化されたため、レスポンス時間が短くなっています。『情報を最初に伝えた者が勝ち』という考え方になってきたのです。この即時性は、1人で仕事をしている時にはさらに顕著になります。メールやテキストメッセージを受け取ると、机にいようが運転中であろうが、すぐに返事をしなければならないと感じるのです。15年前にはありえなかったような行動を、誰もが取るようになっています。ですからバーチャル会議の最中に、それがウェブ会議でも音声のみの会話でも、マルチタスクが行われるのは不思議ではありません」。メールにできるだけ早く答えることには、メリットがあると考えられているのだ。

 ダートマス大学タック・スクール・オブ・ビジネスのポール・アルジェンティ教授は、真の問題は場所ではない、と話してくれた。ビーチで電話会議に参加した同僚を責めたりからかったりするのは簡単だが、「それは間違い」だと彼は言う。「ビーチにいようが、車や飛行機に乗っていようが、集中することはできます。場所は重要ではないのです。参加者が集中していないとすれば、そもそも会議に使うメディアが間違っているか、参加者の選び方が適切でないか、会議の進め方に問題があるかです」

 メディアについては、ベルマーとアルジェンティがともに勧めるのが、音声のみではなくビデオを使うことである。ベルマーは言う。「複数の感覚を伴う方法、たとえばウェブと音声あるいはビデオ会議にすることで、真剣度が高まり会話が活発になります。画面に見えていることで、参加者の集中力が高まるのです」

 ただしスピーカーホンしか使わない会社でも、会議を改善する方法はある。主催者と参加者のそれぞれについて説明しよう。