(1)会議自体を目的化させない

 会議は情報収集や討議するには有効な手段だが、事業計画のたたき台作成などには有効ではない。会議を開催する前に、会議が本当に正しい手段なのか検討すべきだ。

(2)適切な参加者を設定する

 多くの会社では、少人数で会議を行うのは体裁が悪いと考えるようだ。これは、参加者を増やすとどれだけコストが上がるかを理解していない結果だろう。不必要な参加者は会議進行の妨げにさえなりかねない。「7人ルール」を忘れないでほしい。参加者が7人を超える毎に、正しく、早く、実行可能な意思決定ができる可能性は10%ずつ低下していく。つまり参加者が16-17人になると、意思決定の有効性はほぼ完全に失われてしまうと言ってよい。

(3)会議時間を見直す

 以前は多くの企業で会議といえば30分だったが、参加者が増えるとコストが高まるにも関わらず、最近では一般的な会議は60 分と長くなった。我々が以前発表したように、ある会社では面白いルールを設定している。90分を超える会議を行う際には、二階層上の上司の承認を必須としたところ、会議時間を簡単に減らすことができたそうだ。

(4)会議の効率を改善する

 いくつかのシンプルなルールを設定することで、会議の効率を大幅に改善できる。会議の目的を明確にする、意思決定における各参加者の役割を明確にする、会議で意思決定した内容について議事録を残すといったものだ(記載する決定事項がなければ、そもそもなぜ会議を実施したのかということになる)。

 最近、我々は調達を担当するとある米国国防次官の話を聞いた。彼女が業者が一堂に会する打ち合わせに初めて参加した際、部屋には60人もの出席者がいた。彼女は、「全員で円になりましょう。これから順番に、あなたが誰で、なぜここにいるのか話していただけますか?」と言った。参加者は何か仕掛けがあるのかと疑ったが、彼女は本気だった。

 最初の2人が話を終えると、彼女は「ありがとう。でも、あなたは今回は必要ありません。お引き取りいただいて結構です」と言った。その後も多くの参加者が同じ運命をたどり、10人目に辿りついた頃には多くの人がここに残る理由はないと悟り、退出していった。結局12名にまで絞り込まれ、参加者あたりの生産性は約5倍も改善されたそうだ。

 つまり、メトカーフの法則には両面があるのだ。その価値を資本化しながら、隠れたコストについても当然留意しなければならない。


HBR.org原文:Yes, You Can Make Meetings More Productive, June 9, 2014.