ニュートラルな活動は、ほどほどの結果を出せればよしとされることだ。つまり、多くの時間をかけたからといって、必ずしも大きなリターンが得られるわけではない活動である。プロジェクトのミーティングへの出席や、ジムに通うことがこれに該当する。こうした活動はやらねばならないが、結果はそこそこで構わない。

 調整的な活動とは、時間を費やしても付加価値を生まないばかりか、もっと大切な他の活動の妨げとなることだ。この手の活動は、質が低くても構わないのでなるべく手早く済ませるのが肝心だ。手続き的な事務処理や雑用などがこれに該当する。

 最終的な目標は、調整的な活動に費やす時間を減らし、投資的な活動に割く時間を最大化することだ。INOのテクニックを使えば、完璧主義的な傾向から脱却し、もっと大事な活動に時間を投資でき、ひいては公私において効率と能力の向上を図れるだろう。

 では、このINOテクニックを実際に活用するためのコツをいくつか紹介しよう。

●週の初めに、最優先すべき投資的な活動を特定する。そして週の前半の、早い時間帯にそれらを実行する時間をカレンダーに確保しよう。そうすれば他のことは必然的に、余った時間で済ませるようになる。

●1日のTo Doリストに目を通す時、各項目の横に「I」(投資)、「N」(ニュートラル)、「O」(調整)のいずれかを書き込む。そしてIの活動に4時間、Nに3時間、Oに1時間という具合に、持てる時間を各項目に配分してみよう。

●ある活動を始めてから、時間が予想以上にかかるとわかったら、「その活動にさらに時間を割いた場合の価値と機会費用」を考えよう。もしそれが投資的な活動で、生じる価値が高ければそのまま続行し、ニュートラルまたは調整的な活動の時間を削るのだ。また、それがニュートラルな活動でさほどの価値を生まない場合や、重要な活動の時間を削ってしまう調整的な活動である場合は、必要最低限の出来で終わらせるか、他の人に頼むか、もしくは一時中断してあとで時間的余裕ができたら終わらせるようにしよう。

●活動時間を日誌に記録したり、かかった時間をスケジュール帳にメモしたりすると、毎週の活動を振り返ることができる。これにより、リターンを最大化するために適切な時間配分ができたかどうかを確認できるだろう。


HBR.ORG原文:How to Allocate Your Time, and Your Effort January 7, 2013

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エリザベス・グレース・サンダーズ
(Elizabeth Grace Saunders)

時間管理のコーチングとトレーニングを提供するリアルライフEの創設者。著書にThe 3 Secrets to Effective Time Investment: How to Achieve More Success With Less Stressがある。