終了
 30分のタイマーが鳴ったら、メールソフトを閉じる。そして次のメールタイムが来るまではメールを開かず、ほかの端末からも見ない。

 私はこのプロセスを通して、ネガティブな意見を発信しないよう努めている。そしてネガティブな意見への返信もほとんどしない。eメールは次の3つの目的において素晴らしいツールである――質疑応答(どこでランチをしようか?)、情報の共有(これが例のファイルです/あなたに紹介したい人物がいます)、感謝(先ほどの会議では、あなたが熱弁をふるって支持してくれたことに感動しました。ありがとうございます)。それ以外の目的であれば、電話するか直接会って話すほうがよい。また、私は同じ相手と同じ案件で2~3度以上メールの往復をしないように努めている。それ以上やり取りを繰り返すなら、電話で話したほうが早い。

 メール処理を迅速化するために、ごく一般的なツールが役に立つだろう。

署名
 メールソフトには通常、文末に挿入する署名を複数作成する機能がある。私は日常的によく来る内容に対して、返信文として使える署名をいくつか用意している。たとえば、私の会社への入社を希望する問い合わせ、ブックレビューの依頼、私の記事への感謝、などである。相手によって文面を調整するが、そのほとんどはすでに出来上がっている。

ルール
 ほとんどのメールソフトには「ルール」機能があり、設定条件に従って受信メールを自動的に各フォルダに直接振り分けてくれる。私は毎週、自分の新記事をお知らせするメールを送信するが、それに対して「不在」を告げる自動応答メッセージが毎回数件返ってくる。そこで、件名に「不在」を含むメールはごみ箱に行くようルールを設定している。こうすれば不在通知メールに目を通す時間が節約できる。

タイマー
 これは30分のメールタイムを守るうえで欠かせない。タイマーを使わなければ、すぐに所定の時間を超えて作業を続けてしまう。

 もしあなたが、私やジェーンのように、eメールによって時間と生産性を吸い取られる危機に瀕しているならば、上記のプロセスを試し、自分に合うよう最適化してみてはいかがだろう。少しの計画性を取り入れるだけで、メールを無駄が多いツールから便利なツールへと変えられるかもしれない。


HBR.ORG原文:A Super-Efficient Email Process May 8, 2012

 

ピーター・ブレグマン(Peter Bregman)
CEOおよびリーダーにアドバイスを行う戦略コンサルタント。最新刊は『最高の人生と仕事をつかむ18分の法則』(日本経済新聞出版社)。