時間を無駄にするだけの
会議を避ける5つの方法

ビジネスパーソンは日々、集まる目的すらわからない会議に参加させられている。月に60時間以上を会議に費やしているという調査もあるが、この非生産的な時間をいかに回避すべきか。「会議は一種の厄災である」と断言する筆者が、そのための5つの方法を示す。


 参加を求められた時点ですでに、生産的でないことが予測できる会議は少なくない。「チーム進捗報告会議」は、各メンバーが1週間をいかに過ごしたかを聞くだけで2時間が過ぎる。「プランニング会議」では、他で済ませておくべきどうでもいい詳細について、話し合わなければならない。「ブレインストーミング・セッション」では、出しゃばりが思いつきを叫んでいる。

 出席せずに済ませられることもあるが、そう簡単に断れるものばかりでもない。とりわけ、招集をかけたのが上司や重要な顧客、影響力のある同僚などの場合は難しい。

 非生産的なことが目に見えている会議を避けるための方法を、5つ紹介しよう。少なくとも、あなた自身の生産性やスケジュールへの被害を軽減できるはずだ。

 まず、出席すべき重要な会議とはどんな会議なのかを、明確に把握しておくことである。そう多くはないはずだ。

 最も重要なのは、何らかの決定がなされる会議だ。たとえば、あなたのチームがプロジェクトAとプロジェクトBのどちらから手を付けるか検討している場合はそうである。このようにリスクの大きな決定を、メールのやり取りで下すことはできない。全員がそれぞれの見解と懸念事項を述べ、解決策をすり合わせる必要がある。こうしたことは、じかに会って話し合うのが一番であり、少なくともテレビ会議で決めるべきだろう。

 これに関連する部類に入るのが、自社やチームの戦略の全体的な方向性を決める会議である。具体的な決定(「8月1日に新しい製品シリーズを発売する」など)は行わないにしても、自分たちがどの方向に進むべきか、ビジョンを統一するための会議は出席する価値がある。たとえば、プロジェクトのキックオフ・ミーティング、ブレインストーミング・セッション(さまざまなアイデアの優劣について大まかな感覚をつかむことができる)、工期の区切りなどに合わせたマイルストーン関連の会議などが考えられる。

 最優先ではないものの許容できるのは、人間関係を深めるために出席する会議である。会議の内容は退屈あるいは不要かもしれないが、ある程度の時間をかけて顔を合わせることで、重要な人間関係を強化できるのなら、悪い話ではない。

 何としても避けるべきは、「進捗報告会議」だ。メールを使えば10分の1の時間で済む。

 第2に、出席要請のハードルを上げることである。会議への参加を要請するのは簡単だ。簡単すぎるのである。

 私がエグゼクティブ・コーチングをするメディア企業のCEOは、いつも不必要な会議に引っ張り出されていた。なぜか。彼女の会社では、全員が自分のスケジュールを共有する文化があり、いつ彼女のスケジュールが空いているかが誰でもわかるようになっていた。そのため、アシスタントに出席を要請するメールを直接送ればよいだけだったのである。

 私は彼女に、スケジュールを「非公開」にし、アシスタントが要請を受け付ける基準を厳しくすること、そして、会議に出るのは特定の日だけにすることをアドバイスした。その結果、彼女のスケジュールに大幅な空き時間ができた。

 第3に、出席要請を審査することだ。そうすれば、あなたの時間と関心を獲得するための事前準備が必要になるため、よほどの理由がない限り、要請に二の足を踏むようになる。私がCEOコーチングをしているクライアントは、会議への出席を求められたとき、通常は以下のような質問をする(またはアシスタントに同じ質問をしてもらう)ことにした。

・議題は正確には何か。
・時間はいつで、場所はどこか。
・所要時間は何分か。
・他に誰が出席するのか。
・何を決定する必要があるのか(会議の重要度を判断しやすくなる)。
・なぜ私が出席する必要があるのか(相手が理由を明確にする必要が出てくる。「進捗報告です」との返事なら、議事報告書をあとで送るよう頼めばいい)。

 第4の方法として、どうしても断りにくい場合は、少し妥協することで影響を最小限に食い止めることだ。

 会議に出てしまうと、たいてい1時間かそれ以上の時間を取られてしまう。メールで報告をしてくれないか、あるいは、電話であなた自身の考えを聞いてくれないかと、会議の主催者に確認してみよう。

 緊急の議題でないようなら、時間を稼ぐという手もある。「これから3週間出張で飛び回らなくてはいけないので、その後で改めて相談ということでどうでしょう。23日から始まる週にメールください。そこで互いのスケジュールをすり合わせましょう」と提案してみるのだ。相手はたいてい他の仕事で忙しくなって忘れるか、緊急だと思ったがそれほど重要な問題ではなくなっていることに気づく場合が多い。協力的な姿勢を示すので好感を持たれるうえ、会議に出る必要もない。

 第5の方法として、時には出席せざるを得ない場合もあるが、少なくとも、あなたの時間は限られていること、むやみに出席要請をすべきではないことを、上司や同僚に知ってもらうことはできる。たとえば、次のように言ってみよう。

「木曜日にプロジェクトAに関する会議に出てほしいとのことですが、ご存じの通り、私はいまプロジェクトBにかかりきりで、こちらの納期は大変厳しいものです。あなたは全体を見渡せる立場にいらっしゃるので、確認させてください。プロジェクトBにあてる時間を削ってでも、私がこの会議に出る価値はあるでしょうか。重要だということでしたら、もちろん出席します」

 思いやりに満ちた上司や同僚でも、時には、あなたの時間が有限であることを忘れてしまうものだ。やんわりと思い出させることで、彼らもはっと気づき、軽はずみな出席要請によって、あなたがどうなるかを理解してくれるだろう。

 現代のビジネスライフにおいて、会議は一種の厄災である。社員の時間を月に平均で62時間も消費している(その半分は無駄と推定される)。これに対して、受動的に攻撃性を発する態度で応戦するビジネスパーソンも少なくない。わざと遅刻してみせたり、人の話を聞かずにスマホをいじっていたり、といった態度だ。しかしそれらは最悪の選択だろう。同僚を無視したり、他人の時間を尊重しなかったりしても問題ないという文化が、オフィスに根付いてしまうからだ。

 そこで、今回紹介した戦略を駆使すれば、出席要請を減らし、自分の時間を守りやすくなる。会議から会議へと走り回るのではなく、あなたの評価と報酬に結びつく、価値ある仕事に取り組めるようになるのだ。


HBR.ORG原文 How to Get Out of a Meeting You Know Will Waste Your Time, January 03, 2018.

■こちらの記事もおすすめします
賃金、時間、労働意欲……人的資本への投資で生産性は上がる
会議に時間を奪われないための6つの方法
会議の生産性はまだまだ改善できる
組織の時間も予算管理せよ

 

ドリー・クラーク(Dorie Clark)
マーケティング戦略のコンサルタント、講演家。デューク大学フクア・スクール・オブ・ビジネスでも教鞭を執る。著書に、Entrepreneurial YouReinventing YouStand Out(いずれも未訳)がある。無料のEntrepreneurial You 自己診断も受けられる。