メールに費やす時間を大幅に削減する5つの方法

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マッキンゼーの分析によると、ビジネスパーソンは平均して就業時間の28%をメールに費やしているという。これは、1日に3時間近くもの時間をメールの確認と返信で奪われている計算だ。日々の業務に支障をきたすことなく、この非生産的な作業を効率化することはできるのか。本記事で示す5つの方法を活用することで、メールに投じる時間を50%以上節約できると筆者はいう。


 マッキンゼーの分析によれば、平均的な知的職業人は、メールを読んで返信することに1日の就業時間の28%を費やしている。米国の平均的な正規労働者は、1日に2.6時間もの膨大な時間をメールに費やし、120件のメッセージを受け取っている計算になる。

 果てしなく続くメール攻撃をしのぐ試みとして、ほとんどの知的職業人は、2つの極端な対処法のどちらかを選んでいる。一方は、受信トレイにあるメールをゼロにしておく派で、受信トレイを何としても常に空の状態に保とうとする。他方は、実質的に諦めている派だ。メールが受信トレイに入ったら、そのままずっとそこにある。

 この2つの極端な陣営を前にして、より中道をいくアプローチを提唱する一派もある。それは単に、メールをチェックする回数を減らすのである。

 そこで、有効性を犠牲にすることなく、メールに費やす時間を1日2.6時間より削減できて、しかもデータの裏付けのある方法があるかどうか、私が創立した会社ゼルバナ(Zarvana)のチームが調査に乗り出した。ちなみに当社では、データに裏付けられた時間管理術を教えている。

 調査結果は我々さえ驚く内容だった。現在メールに費やしている時間の50%以上、つまり1日に1時間21分を節約できることがわかったのだ。

 この不必要に時間を浪費している状況と、その時間を取り戻す方法を5つに分類して、以下に紹介する。

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