まったく計画性のない部下をマネジメントする方法

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 ケース(1):計画性の欠如が与える影響を社員に理解させ、仕事上のアドバイスを与える

 エイミー・ブラキオは、リスクマネジメントを専門とするEYグローバルのパートナーで、これまでのキャリアを通じて、計画性のない人々を何人も監督してきた。

 ある社員(仮にザックと呼ぼう)の事例は突出している。エイミーは次のように回想する。「ザックの計画性のなさは、スケジュール管理ができないという形で表出した。その結果、会議を土壇場でキャンセルしたり、突然欠席したり、締切を破ったりして、チームメンバーと顧客を落胆させた」とエイミーは語る。

 ザックは頭がよくて有能だったが、必要なときに必要な場所にいないため、エイミーと同僚たちは落胆して苛立せられた。「ザックの才能と知性、創造的な問題解決能力を強く信じていたが、信頼性のなさと、むらのある成果で悪評が立ってしまった」とエイミーは語る。

 エイミーはこの問題を熟考し、直接ザックと対話する必要があることがわかった。エイミーはザックに、彼が取っている行動が会社に与える影響について理解させた。「信頼性の欠如が、顧客との関係性とチームの生産性を阻害している」とザックに伝え、「計画性の欠如により彼自身のブランドも損なわれている」とも説明した。

 続いてエイミーは、問題解決に入った。2人で問題を解決する方法について話し合ったのだ。「秘書をうまく活用する方法や、会議中に他のチームメンバーのサポートを得る方法など、社内の優れた事例に注目した」とエイミーは語る。「ザックは率直なフィードバックを喜んだと思う」

 話し合いはうまくいき、ザックは「(エイミーと話し合った)事例のいくつかを実践し始めた」。

 ところが、ほどなくふたりは、ザックが適した仕事に就いていないという結論に至った。彼の強みが生きるのは社内の別の部署だった、とエイミーは語る。

「ザックは新しい役職で、周囲のサポートを受けながら働く方法を身につけ、同僚と顧客から高い評価を受けることができた」とエイミーは述べる。

 ケース(2):親身になって積極的に社員を指導する

 ロージー・ペレスは、アメリカン・エキスプレスの財務責任者として、グローバル消費者事業計画と分析を担当している。彼女は、キャリアの初期で、計画性に欠ける部下をマネジメントしたときのことを振り返る。

 ロージーは、その人物(仮にアーロンと呼ぼう)を社外から採用した。「数週間経ったころ、彼が締切を守らなかったり、情報をなくしたりして、いつも慌てていることに気づいた」と彼女は語る。

 ロージーは当初、アーロンが新しい職場に慣れず、仕事を覚えるのに苦労しているのだろうと思っていた。「しかし数ヵ月後、彼の計画性のなさが、プロジェクトを効率的に終わらせるチームの力に影響を及ぼし始めた。このとき、指導が必要だと気づいた」

 ロージーは、その状況に不安を抱いたことを覚えている。「私たちが合意した成果がいつ得られるのか、あるいは成果そのものが出るのか確信を持てなかった。また、他のチームメンバーが被っている損害を考えると罪の意識も感じた」と述べる。

 この問題にアーロンと取り組んだ際、ロージーは親身になり、自分は味方なのだとはっきり伝えた。「計画性を持つことは、私も含めて誰でも自然とできるわけではないと彼に伝えた」とロージーは語る。「私も最善の方法を見出すのに時間がかかったと説明した。そう伝えたところ、大きな効果があった」

 また、ロージーはアーロンのチームワークの意識に訴えかけ、計画的になることの大切さを理解させた。「新しいプロジェクトや、多くの仕事を引き受ける彼の熱意はすばらしいと思っている。ただ、プロジェクトのスケジュールを構造化し、各ステップの後に内容を見直して熟考する時間を設ければ、彼自身のためになると伝えた」という。

 ロージーとアーロンは、次のようなことを実現する方法を話し合った。プロジェクトの途中に、マイルストーンを設けた詳細なスケジュールと計画を作成する。見直し、熟考、計画のための時間的余裕をスケジュールに持たせる。手遅れになる前にロージーが問題解決の手助けをできるよう、定期的な確認の機会をスケジュールに盛り込む。

 遂行は容易ではなく、途中で何度か失敗することもあったが、アーロンは最終的に改善した。「彼は、仕事の質と全般的な仕事の進め方を向上させるような改善ができた。そのことを誇りに思う」とロージーは語る。

「体に染みついた行動を変えるのには長い時間がかかるが、これは解決できる問題だ」とロージーは付け加える。「何よりも大事なのは、建設的かつ適切なフィードバックで同僚を指導し、サポートすることこそ、我々リーダーの仕事だという点である」


HBR.ORG原文:How to Manage Someone Who Is Totally Disorganized, December 31, 2018.

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レベッカ・ナイト(Rebecca Knight)
ボストンを拠点とするジャーナリストで、ウェズリアン大学講師。『ニューヨーク・タイムズ』紙や『USAトゥデイ』紙、『フィナンシャル・タイムズ』紙にも記事を寄稿している。

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