会議の生産性を上げるには
デザイン思考を取り入れよう

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本記事では、会議をより生産的なものにするために、デザイン思考を取り入れる方法を紹介。筆者らによると、そこには共感、枠組みの設定、創造的な設計、プロトタイピング、という4つのステップが存在するという。


「私は会議に出ているとき、その時間を、出席者の人件費に換算した場合のコストを計算してしまうことがあります。出席者にやる気が見られないときは特に、です。見積もってみたところ、私の部の標準的な週次会議では、50人がごくありふれた会議室に座って、退屈かつ不安そうな顔をしているのですが、1年間で17万7000ドル前後のコストになります。そして、この状況は間違いなく、組織全体で1日数百回発生しているのです。これでは私たちは疲弊し、冷めた態度が広がります。非常に多くの会議が、機会損失になっているのです」

 我々はジョージタウン大学で、会議の円滑化のコースを教えている。上記の意見はその志望者が表明したものだが、さもありなんと思う人もいるだろう。会議に関する以下のような統計を見れば、それももっともな話だ。

 ・組織は毎年30億以上もの会議を開催している。

 ・経営幹部は、労働時間の40~50%、すなわち週23時間を会議に費やしている。

 ・会議出席者の90%が、会議中に関係ないことを空想していたことがあると認めている。

 ・会議出席者の73%が、会議中に他の仕事をしていたことがあると認めている。

 ・会議の25%は、無関係な問題の議論に費やされている。

 一方で、まっとうな会議は、チームや組織の検討課題を前進させるカギとなりうる。では、主催者はどうすれば、有害ではなく生産的な集まりにできるのだろうか。

 デザイン思考を取り入れることで、それが可能になる。

 デザイン思考とは、IDEO(アイディオ)創業者であるデイビッド・ケリーとスタンフォード大学dスクールが広めた概念だ。当初は物体のデザインにおいて用いられていたが、次第にハイテクツールなど他の製品にも適用されるようになり、いまでは多種多様な業界で複雑な課題に応用されている。

 その基となるアイデアは、「ユーザー」を体験の中心に据えることであり、会議の設計にも通用するアプローチである。

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