米軍に学ぶ、
相手に一瞬で伝わるメール術

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米軍で採用され、空軍のマニュアルにも記載されているメール作法を紹介。内容を瞬時に把握させる簡潔明瞭な書き方は、ビジネスにも役立つはずだ。


 軍隊では、下手な構成のeメールは作戦の成否を左右しかねない。

 私は軍務に就いていた頃、任務の成功率を最大化するためのメール構成を学んだ。そして退役後は、それらの知識を会社でのメールにも適用してきた。その結果、より簡潔明瞭なメール文章を書けるようになり、同僚とクライアントから質の高い返事を迅速に引き出すことができている。

 軍事レベルの明確さでメールを構成するポイントを、以下に3つ挙げよう。

1.件名にキーワードを含める

 メールの受信者が最初に目にするのは、送信者名と件名だ。したがって件名には、メールの目的、そして具体的に何をしてほしいのかを明記することが必須である。

 軍人は、メールの性質を表すキーワードを件名に入れる。以下はその数例だ。

・行動(ACTION):受信者に何らかの行動を義務づける

・署名(SIGN):受信者の署名を要する

・情報(INFO):情報提供を目的とし、返信や行動は要しない

・決定(DECISION):受信者による意思決定を要する

・申請(REQUEST):受信者に許可や承認を求める

・調整(COORD):受信者による調整、または受信者との調整を要する

 部下に最新状況をメールするときには、件名を「【情報】最新状況」としてみよう。上司への休暇願いであれば、「【申請】休暇」がよい。プロジェクトマネジャーが、週次の実施報告書に対する回答をメンバーたちに義務づける場合は、「【行動】週間実施報告書」だ。

 こうした区別をわざわざ大文字にしてまで強調する必要はあるのか、と思われるかもしれない。しかし、こうすれば受信箱で間違いなく目立ち、相手にメールの目的が何かを考えさせずに済む。そして、相手の受信箱を散らかす前に、自分が本当に望んでいることは何かを吟味することにもなる。

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