メール処理を「超効率化」する5つのステップ

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メール処理に時間を吸い取られている人へ――“ブレグマン流・メール術”の続編をお届けする。5つのステップを参考に、自分に合うようカスタマイズしてみてはいかがだろう。


 友人で弁護士のジェーンは最近、メールについての悩みをこう話してくれた。「メールを手早くチェックしようと思いながら、アウトルックを開くの。でもメールにリンクが貼ってあると、ついリンク先のページを読んでしまって、気付けば何時間も経ってるのよ」

 彼女はさらに続ける。「メールにかかりっきりになるのが、私の仕事になってしまっているわ。どうしたらいいの?」

 前回の記事「メール浸けの日常から脱却し、大切な時間を取り戻すためには」で私は、メールを受信するたびにチェックするよりも、決まった時間にまとめて作業するほうがよいと提案した。

 ジェーンは最初、メールは常にチェックするものだとという思いにとらわれていた。ほかの弁護士や私の知り合いの多くも同様だ。しかしよく考えたあげく、そうしなくても誰も気づかないであろうことを認めた。彼女の場合、1時間限定のメールタイムを1日に数度だけ設けることで、より思慮を要するほかの仕事に多くの時間を使えるようになる。

 しかしジェーンは、メールをもっと効率よく処理する方法を知る必要がある。どうすれば生産的で有意義な、そして効率のよいメール作業ができるのか――私が実験を経て確立した、以下のプロセスと方針、そして便利なツールをご紹介したい。初回には多くの整理作業を要するため、数時間をとられるかもしれない。しかし2回目以降はもっと速く進められるだろう。私は通常、朝・昼・午後に各30分のメールタイムを設け、毎回次のステップを踏んでいる。

ステップ1:送信
 30分のタイマーをセットし、送信を予定していたメールを書き始める。内容は、会議の事後報告、お礼、問い合わせ、スケジュールの連絡、各種の依頼などが多い。これを最初にやるのは、もし相手がすぐに返信してきたら、30分のメールタイムが終わる前に対応できるからだ。

ステップ2:削除
 次に、受信ボックスにたまったメールの「件名」と「送信者」にざっと目を通す。そして不要な広告メールや自動的に一括送信された販促メールは、読む前にその場で削除する。これには数秒しかかからず、処理すべきメールの量を大幅に減らすことができる。

ステップ3:返信
 直接自分に宛てられたメールには、すべて返信(手短なお礼を書くだけでも)するよう私は最善を尽くしている。どのメールに最初に返信するかを選んでいるのは時間の無駄なので、最新のメールから返信し始め、順に遡っていく。この時点ではメールに貼られたリンクには手をつけず、リンク先の長い記事を読んでいない。これはステップ5で行う。

ステップ4:フォルダ管理
 1度メールを開いたら、受信ボックスには残さないようにする。私の経験上、もし残しておけば、メールを立ち上げるたびにそれらを再読してしまい、どう処理するかを考えて時間を無駄にすることになるからだ。だから削除するか、ほかのフォルダをつくって振り分ける――「返事待ち」「要閲覧」「保留」「旅行」、あるいはクライアント別のフォルダなどだ。私は毎回のメール作業で、受信ボックスを空にすることを目標としている。

ステップ5:閲覧、追加連絡
 上記の作業後に時間が余っていれば、受信ボックス以外のフォルダに取り掛かる。「要閲覧」フォルダのニュースレターを読んだり、リンク先のページに目を通したり、「返事待ち」フォルダのメールを開き確認や催促をする。

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